Psihologija i psihijatrija

Upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom - to su načini organizovanja privremenog prostora, sa ciljem da se on najefikasnije iskoristi. Upravljanje vremenom ima za cilj obuku svjesne pažnje i kontrolu nad utrošenim vremenom za realizaciju određenih zadataka. U početku, upravljanje vremenom se koristilo isključivo u poslovnoj sferi, ali su postepeno njegove metode postale relevantne za organizaciju i lični prostor. Metode upravljanja vremenom se sastoje od raznih tehnika, uključujući početno postavljanje ciljeva, planiranje potrebnih akcija, dodjeljivanje i delegiranje zadataka i sastavljanje liste prioriteta.

Upravljanje vremenom - šta je to?

Razvojem informacija i ubrzanjem tempa života društva, kao i sve većim zahtjevima u karakteristikama rada, od ljudi se traži da obavljaju sve veće zadatke. Drugovi ovog procesa su često rokovi i vremenske nevolje. Oni koji izdrže takvo opterećenje vršenjem svih sila i istraživanjem poslednjih rezervi psihe su u hroničnom stresu, nervnoj iscrpljenosti, preaktivnim mentalnim sistemima, što podrazumeva neurološke i psihosomatske poremećaje. Kako se nositi s raspodjelom opterećenja kako bi se optimizirao rad pomaže takvoj tehnologiji kao što je upravljanje vremenom.

Glavni razlog za nastanak upravljanja vremenom je povećanje nivoa vremenskog pritiska. Ovo je nedostatak vremenskog perioda koji je dodijeljen rasporedom za obavljanje dodijeljenog posla u vezi s nepravilnom organizacijom aktivnosti od strane zaposlenika ili uprave. Razlozi za nedostatak vremena su nedostatak plana rada, neadekvatnost u procjeni sposobnosti osobe, slab nivo kontrole nad ličnim potrebama, odsustvo ili nedovoljan nivo motivacije.

Efektivno upravljanje vremenom zasniva se na dobrom planiranju, koje započinje dnevnom analizom koje akcije poduzimaju koliko vremena, što omogućava izradu najprikladnijeg plana. U planiranju, vrijedi podijeliti ciljeve postavljene njihovom hitnošću i uključiti samo onu količinu zadataka s kojima se osoba može zaista nositi (ne biste trebali slikati cijeli dan, bolje je planirati 60% vremena i ostaviti 40% za nepredviđene zadatke).

Za dugoročne ciljeve, planiranje prema dolje je važna točka - višegodišnji zadatak je podijeljen na godišnje, godišnje, kvartalne, zatim mjesečne i dnevne planove. Kada dođe do neočekivane promene uslova, javlja se potreba za redistribucijom zadataka i postavlja se pitanje njihovog prioriteta.

Upravljanje vremenom - upravljanje vremenom

Planiranje vremena uključuje i korporativno upravljanje vremenom i upravljanje vremenom. Iz prvih pravila ličnog područja - da ne radite u slobodno vrijeme, pokušajte da završite sve radne poslove u vrijeme dodijeljeno za to, smanjite vrijeme provedeno na životu, isplanirajte svoje slobodno vrijeme tako da bude prisutno kao kulturno i emotivno događanje (koncerti, izložbe, kazališta) i fizički (sport, aktivna rekreacija). Posebno treba obratiti pažnju na razonodu usred radne sedmice i popuniti barem jednu od večeri aktivnim aktivnostima, kao i slobodno vrijeme na poslovnim putovanjima, gdje je vrijedno izdvojiti nekoliko sati posvećenih razgledavanju.

Osnove upravljanja vremenom su zasnovane na upravljanju najvrjednijim i neobnovljivim resursima - vremenu. Ova životna strategija uključuje teorijske aspekte, određena filozofska gledišta, kao i brojne definišuće ​​principe i praktične metode za strukturiranje vašeg privremenog prostora. Naravno, bez interne svijesti i podrške ideja o razumnom korištenju vremena, slijedeći praktične preporuke će donijeti manju efikasnost, zbog nedostatka stabilnosti u njihovoj implementaciji.

Moderno ime ovog pravca samorazvoja ne odražava njegov skorašnji izgled. Čak iu davna vremena, ljudi su bili zainteresovani za pitanje najoptimalnije organizacije sopstvenog bića. Tadašnji filozofi, koji su težili većoj efikasnosti sopstvene, govorili su o uticaju planskih aktivnosti na produktivnost i fokusirali se na sprovođenje akcija u zavisnosti od njihove važnosti.

Sada postoje dve glavne oblasti: korporativno upravljanje vremenom i upravljanje ličnim vremenom. Korporacija je relevantna u velikim kompanijama, za menadžere koji planiraju radni raspored celog preduzeća, svako odeljenje i zadatke određene osobe. U te svrhe, menadžer rangira stepen značajnosti tekućih zadataka i određuje rokove, kao i broj zadataka koji se vrede dati zaposlenom, vrši kontrolu izvršenja.

Za korporativno upravljanje vremenom - karakteristika upravljanja vremenom je praćenje vremenskih troškova za daljnje planiranje rasporeda. Relevantno je i formulisanje nekoliko zadataka dnevno, što sprečava stagnaciju aktivnosti, ako se jedan od zadataka ne može obaviti u određenom vremenskom periodu iz tehničkih razloga.

Upravljanje ličnim vremenom odnosi se na pojedinca i može uticati na njegovo profesionalno polje i lično vrijeme, razvoj, odnose. Lično upravljanje vremenom je relevantno kada se u glavi vrti panična misao „Nemam vremena“. Ako vam i dalje ne treba pomoć ozbiljnih stručnjaka, ali smatrate da sile istječu, vi ste se smotali, stalno radite, a lumen nije vidljiv, onda je vrijeme da obratite pažnju na vašu interakciju s vremenom. Upravljanje vremenom će vam pomoći da uspostavite njegovu upotrebu, ali pre nego što sprovedete praktične preporuke, napravite pauzu i odredite koji je vaš unutrašnji cilj, koji su vaši pravi ciljevi. Uz nedostatak motivacije i praćenje tuđih ciljeva, kompetentno planiranje će, naravno, poboljšati situaciju, ali vaše oči neće zasvijetliti i nećete dobiti inspirativnu motivaciju. Glavna garancija uspeha i brzog prevazilaženja postavljenih ciljeva je zadovoljstvo koje je dobio od procesa njihovog ispunjenja i završetka.

Osnove upravljanja vremenom mogu smanjiti iscrpljenost mentalnih rezervi i povećati produktivnost ne zbog primjene više sila, već uz pomoć njihove pravilne raspodjele.

Upravljanje vremenom nije usmereno na rad više, jače ili stalno. Ova metoda se bavi efektnim radom, tako da snaga i inspiracija ostanu, da bi se živjelo i razvijalo lične sfere koje su fundamentalne za lični smisao pojedinca. Početno planiranje dozvoljava, potrošeći do deset minuta na njega, da uštedimo čitavih sati, koji se mogu sa zadovoljstvom potrošiti u budućnosti.

Efektivno upravljanje vremenom nije nešto transcendentalno, zahteva specifične veštine i obuku, ono počinje sa uključivanjem planiranih zadataka u listu - upisuje se u beležnicu, unosi se u telefon, koriste specijalne aplikacije, ali neophodne ciljeve treba popraviti. Ovaj spisak treba pregledati i provjeriti za relevantnost, urediti tokom dana u skladu sa novim novim ciljevima i promjenama prioriteta. Svaki zadatak mora imati fiksne rokove, vrijeme početka. Psihološki metod stimulisanja daljih aktivnosti će biti obilježavanje ili brisanje dovršenih predmeta.

Upravljanje vremenom pomaže upravljati vremenom, čineći život zasićenijim, produktivnijim i udobnijim.

Pravila upravljanja vremenom

Vrijeme se ne može vratiti, rastegnuti ili zaustaviti, međutim, može se kontrolirati promjenom zasićenosti korisnosti događaja koji se događaju u jednom vremenskom periodu.

Pored korišćenja tehnika upravljanja vremenom, o kojima ćemo detaljnije govoriti u nastavku, trebali biste pratiti organizaciju vlastitog života. Na primjer, održavanje redoslijeda i strukture u radnom prostoru će uštedjeti vrijeme u potrazi za potrebnim dokumentom, mapom ili nečim drugim. Organizacija radnog prostora je mesto gde treba da počnete da optimizujete svoje aktivnosti. Učinite sve što je u vašoj moći da okolina oko vas doprinosi vašoj produktivnosti, inspirira i čini da želite da budete aktivni. Nabavite pomoćne uređaje (glupo je koristiti pisaću mašinu kada postoji laptop), održavajte red svaki dan (ovo je lakše nego kopanje ostataka svakih šest mjeseci).

Delujemo efikasnije kada smo u dobrom stanju. Zbog toga je neophodno voditi računa o održavanju zdravlja i efikasnosti organizma tako što ćemo mu obezbediti resurse energetske nadoknade i odmora. Važno je biti u stanju da se zaustavi na vrijeme, prepoznajući da ne možete promijeniti sve slučajeve, čak i ako prestanete jesti i spavati. Rad na iscrpljenosti neće doneti pravilne rezultate, a onda će telo i dalje uzimati potrošena sredstva, kroz bolest ili depresiju. Na prvom mestu uvek treba da stojite, dragi ljudi i veze, a zatim i trenutke rada. Tako postavite sebi raspored i opustite se, pijte vitamine i spavajte na udobnom jastuku.

Kada planirate svoje buduće aktivnosti, razmislite o vašim individualnim karakteristikama i bioritmima i ne slijedite primjere nečijeg dana. Pa, ovde nije neophodno da "sove" postavljaju stvari za jutro koje zahtevaju maksimalnu koncentraciju ili brzinu, baš kao što je bolje da larkeri istovare svoju večer sa odgovornih sastanaka. Uzmite u obzir osobitosti vašeg života, a posebno one svoje trenutke, u kojima ste zauzeti čekanjem (skretanje, put, kašnjenje na drugu osobu). U to vreme, što mnogi ljudi gube, možete uraditi neke stvari, kao što je čitanje knjige ili članka, planiranje za sutra, napraviti nekoliko poziva, odgovoriti na poruke, dodati šal i tako dalje.

Pristupite svemu kreativno - postavite sebi cilj da pronađete maksimalne mogućnosti za obavljanje novih zadataka. Isprva će biti teško, ali kada to postane način života, primijetit ćete da izvođenje automatskih akcija također može uključivati ​​i druge aktivnosti (slušanje audio knjige dok čistite ili pravite nekoliko poziva dok tipkate dokument).

Napravite planove - za dan, za godinu, za život i težite ispunjavanju tačaka. Izaberite najvažniji zadatak za danas i odmah započnite njegovu implementaciju. Planirani slučaj treba da se sprovede bez odlaganja, jer što više krenete od početka, to će biti teže započeti kasnije i situacija će se još više pogoršati.

Najčešće, kada planiramo, imamo dobru ideju o tome kako će izgledati početak aktivnosti, ali planiranje završetka nije ništa manje važno. To uključuje parametre kao što je vrijeme potrebno za obavljanje aktivnosti, kako bi trebao izgledati konačni rezultat, u kojim slučajevima prestajete raditi bez obzira na rezultat, te u kojem mijenjate smjer aktivnosti ili podešavate detalje.

Određivanje značaja, dugotrajnost i sposobnost da se dodaju neophodni i iznenadni zadaci, kao što su Tetris figure, neophodni su kvaliteti upravljanja vremenom, čija implementacija zahtijeva plastičnost i spremnost za promjene uz održavanje općeg smjera kretanja.

Upravljanje vremenom - kako sve uraditi?

Želja za vremenom je prepuna neuroza, depresija i nervnih slomova, jer ni jedna osoba nije u stanju da to uradi. Ovo je kao želja svih - sasvim razumljivo, ali ne i izvodljivo. Potrebno je objektivno sagledati situaciju, procjenjujući vaše sposobnosti, potrebe, sposobnosti i dodijeljene zadatke. I izaberite ono što je najvažnije da biste imali barem to, a ne da se raspršite po svim vrstama aktivnosti, i tako izgubite postizanje vrlo specifičnih stvari. Možemo ono što možemo. Sada treba da znate šta je to.

Kako sve uraditi? Upravljanje vremenom može pomoći u tome. Za početak, vredi oduzeti većinu neodgovarajuće odgovornosti i odbaciti neka pitanja. Važno je ne odlagati na neodređeno vrijeme, naime, odustati (u prvoj opciji, neispunjeni zadatak će vas moralno stalno gurati, u drugom ćete dobiti slobodu i vrijeme). Možete izbrisati zadatke iz vašeg notebooka koji će se nekako riješiti bez vaše intervencije (isključivanje struje u tom području, pomaganje svim staricama na ulicama, traženje posla za svoje prijatelje - sve što je izvan vaše odgovornosti).

U preostalim slučajevima, vidi mogućnost delegiranja. Uostalom, nisu potrebne sve radnje da biste sami obavili. Autorski projekat, put do lekara, prezentacija je vaša, ali možete zamoliti prijatelja koji ide u pogrešnom pravcu da plati račun za stan, neka kolega koji provodi sve vreme na Internetu izdaje nalog kancelarije i naređuje dostavu poklona kuriru. Takođe prepustite sebi pitanja koja možete delegirati, ali ako ih sami uradite, razvit ćete neke važne vještine. Ovaj obrazac će sada potrošiti vaše vreme, ali će ga u budućnosti sačuvati, a možda i ne samo vreme, već i materijalna sredstva (na kraju krajeva, ako naučite sami da menjate točak, onda ćete uštedeti na uslugama šlepera i autoservisa, a takođe ćete potrošiti vreme potrošen na čekanje).

Odbacujući nepotrebno, ostaje veoma specifična lista slučajeva koji mogu direktno uticati na vaš život i nalaze se u vašoj zoni odgovornosti. Obavite sve instrukcije glave, imate vremena da radite svoje ideje dok se još opustite. Sve to možete uraditi ako pratite pravila upravljanja vremenom, koja počinju sa izradom vlastitog rasporeda. Ovo se odnosi i na standardne službenike od osam sati i slobodnjake koji potpuno upravljaju svojim vremenom. Prvi treba da planira svoj rad kako bi imao vremena da to uradi tokom radnog vremena, a ne da se povuče kući, drugi, tako da se posao generalno odvija i sprovodi redovno.

Prateći osnovna pravila upravljanja vremenom, potrebno je odrediti prioritete i početi sa najvažnijom stvari. Prenesite sekundarne zadatke za preostalo vreme, ili ih možete izvršiti između važnih (na primer, dok putujete sa jednog sastanka na drugi, možete lako da plaćate račune, pozovete prijatelja ili pregledate feed vesti). Odabrani slučajevi, pokušajte se dosljedno izvoditi i ne ometati ih sekundarni zadaci i povezane ometanja. Najefikasniji način je da se uzme samo jedan slučaj i da se završi, a zatim da se nastavi samo na drugi. U suprotnom rizikujete da ne ispoštujete rokove sa više projekata odjednom, povećavajući nivo emocionalne napetosti, kao i da smanjite efikasnost zbog stalnog prebacivanja između različitih zadataka.

Upravljanje vremenom uključuje mogućnost minimiziranja ometanja - možete komunicirati sa zaposlenima u vrijeme ručka, s obitelji nakon posla. Zatvorite društvene mreže i odvratite pažnju od gledanja smiješnih videa - ove nevidljive manje smetnje uzimaju većinu vremena. Organizujte prostor na način koji doprinosi radu: vodite računa o dobrom osvjetljenju, udobnom namještaju, dostupnosti samo neophodne dodatne opreme; ako radite kod kuće, onda uklonite čašice-jastučiće-igračke i druge zavodljive stvari iz vida, stvorite radnu okolinu. Filtrirajte informacije koje vam dolaze. Mozak ne razlikuje koliko je važna i korisna informacija koja dolazi izvana, ona analizira, obrađuje, pamti, troši svoje rezerve. Nemojte učitavati glavu beskorisnim informacijama, konfigurirati filtere u društvenim mrežama, pretplatama i drugim izvorima vijesti. Trošeći na to sat ili dva, uštedjet ćete vrijeme na pregledavanju cijelog niza informacija, a također i na uštedi svježine percepcije.

Osnovno pravilo upravljanja vremenom je da uredno organizujete svoj odmor. Zapamtite da tokom radnog dana treba da budu kratke pauze od 15-30 minuta za promenu aktivnosti i održavanje radne sposobnosti, kao i jednu veliku pauzu za ručak. Vodite brigu o večernjem i vikend odmoru, planirajte svoj odmor - sve vrste rekreacije vam donose nove emocije i zasnivaju se na principu promene aktivnosti i uslova. Osoba koja je opterećena istom vrstom aktivnosti brzo se umara, mentalni procesi su potlačeni i gubi se interes, pa ako nema mesta za različitost u vašoj radnoj aktivnosti, onda je vaš zadatak da raznolikost odmora i pauze što je više moguće.

Kako sve uraditi? Upravljanje vremenom kaže da ima više vremena i tehnika "posljednjeg dana" pomaže da se odbace nevažne stvari. Zamislite šta vam je ostalo da živite jednog dana, na šta biste ga potrošili? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Stalno se angažujemo na prilagođavanju liste: brisanje izrađenih bodova značajno motiviše, a preuređivanje ili dodavanje novih odražava trenutnu situaciju.

Potražite motivaciju i radite stvari zanimljive za vas. Aktivnost koja ne nosi osobni interes činiće se teškom, a implementacija će zahtijevati mnogo truda. Stoga je toliko važno pronaći za sebe spoljašnju ili unutrašnju motivaciju, svoje lično značenje izvedenih akcija. Osoba koja ima svoju misiju i osoba koja upravo radi ono što su rekli na istom mjestu pod istim uvjetima, osjećat će se drugačije i imati drugačiju djelotvornost.

Principi upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom ima brojne tehnike i principe, čije znanje i upotreba pomažu u strukturiranju vašeg vremena. Ključni trenutak u upravljanju vremenom je određivanje prioriteta zadataka, što im dodatno pomaže da ih efikasno planiraju ili delegiraju. Zadatak sa najvećim prioritetom sa najznačajnijim negativnim posljedicama uvijek se stavlja na prvo mjesto, a ostatak se provodi tek nakon njegove implementacije.

Za raspodjelu ciljeva prema njihovoj važnosti prikladna je prilično jednostavna metoda ABCGD-a, gdje je slovo A dodijeljeno najvažnijim stvarima, i dalje smanjiti stupanj važnosti. Obično se slučajevi koji spadaju u kategoriju D mogu izbrisati iz vaše liste zadataka ili izvesti sa slobodnim vremenom, unutrašnjom snagom i željom. U slučaju istog stepena oštećenja kada više zadataka nije ispunjeno, dodijeljene su im kategorije A1, A2 i dalje. I oni se izvršavaju u skladu sa svojim brojevima, održavajući striktan redosled i princip sledećeg zadatka nakon završetka prethodnog. Ovde se pokreće zakon prinudne efikasnosti, jer nema dovoljno života da se napravi apsolutno sve, ali možete učiniti najvažniju stvar, pod uslovom da se koncentrišete na odabrani slučaj. Izaberite najprofitabilnije, profitabilnije, suštinske i usredsredite svoje napore na ovu aktivnost.

Metode upravljanja vremenom su raznovrsne i fokusirane na isticanje glavne stvari - ovo je jedna od njih. Moguće je sistematizovati rangirane slučajeve koristeći Eizekhauerov princip, u kojem su svi zadaci podijeljeni u četiri grupe i imaju odgovarajuće strategije odlučivanja koje su optimalne za svaku grupu. Prioritetni zadaci na koje se isplati koncentrisati svu vašu pažnju su hitni i važni, najčešće neuspjeh u izvođenju takvih akcija donosi najžalosnije rezultate. Važna i hitna pitanja mogu, naravno, biti odložena na neko vrijeme, ali je razumno izdvojiti za njih određeni vremenski period, jer ih konstantno odlaganje važnih stvari čini hitnim i povećava se obim prve kategorije, što stvara nepotreban teret. Hitne i nevažne stvari - one zadatke koji neprestano kradu vaše vreme, odvlače pažnju od važnih stvari. Pokušajte što je više moguće smanjiti njihov broj ili preraspodijeliti druge. Ne-hitne i nevažne stvari mogu se povjeriti nekom drugom ili se ne mogu izvršiti.

Princip "jesti žabu ujutro" rođen je iz parabole o tome da ako je potrebno žabu na ovaj dan, bolje je jesti ujutro i ne trpjeti ostatak dana, malo je verovatno da će vam se dogoditi nešto gore. Žaba u ovom ostvarenju se upoređuje sa prisustvom neugodne afere, čije odlaganje povećava vaš emocionalni stres, približne negativne posledice. U takvim slučajevima, neophodno je da se postupa odlučno i bez odlaganja - da se što brže i brže naprave neophodne stvari. To su situacije u kojima morate pozvati klijenta koji vam se ne sviđa, ili objašnjenje zajedničkih istina podređenom, ili otpuštanje osobe. Započinjući svoj posao sa oslobađanjem od ovih "žaba", pružite sebi pozitivan stav i osjećaj pobjede do kraja dana.

Princip upravljanja vremenom uljudan "ne" pomaže uštedjeti mnogo vremena. Praksa odbijanja zahteva koji nisu deo vaših prioriteta ili radnih obaveza. Budite taktični, odbijte ne osobi, već ponuđenom zadatku. Odlučite se za sebe odbijajući kako neproduktivne akcije, možete uštedjeti mnogo vremena. To mogu biti redovne pauze za kavu i kafu sa kolegama, diskusija o najnovijim tračevima i vijestima, telefonski razgovori koji nisu vezani za posao, izvođenje nečijeg rada. Kod kuće, oni mogu biti besmisleno gledanje promotivnih ponuda, prebacivanje kanala, pomicanje kroz društvene trake ili ispunjavanje beskrajnih zahtjeva od susjeda. Naučite odbiti, poštujući osobu i svoje vrijeme.

Pravilo "konja i kola" odnosi se na pronalaženje harmonije između potrebe za obavljanjem i mogućnosti odmora, što se može prilagoditi stalnim praćenjem popisa potrebnih zadataka. Možda neke od vaših uobičajenih, pa čak i automatskih akcija više nisu relevantne ili formalne, a neke aktivnosti su vremenom dobile prikladniji oblik implementacije (osobni sastanak na drugom kraju grada može se zamijeniti Skype-om, slanjem pojedinačnih pisama s biltenom). Stalno promatrajući takve promjene, ne možete samo učitati "kolica" novim odgovornostima, već se i riješiti starih i nepotrebnih, kako se ne bi preopteretili u stanje u kojem je nemoguće pomaknuti se.

Princip upravljanja vremenom "jesti slona" je kodni naziv za situacije kada je potrebno riješiti neki globalni problem. Najčešće, takvi ciljevi se protežu vremenom i ne odlučuju se u jednom mjesecu, zahtijevaju konstantno ulaganje energije, a rezultati koji će zadovoljiti njihovo prisustvo neće se uskoro pojaviti. Za tako velike "slonove" je prikladno podijeliti ih na podzadatke ("komade koji se mogu jesti u isto vrijeme"). Planirajte svoj veliki biznis u nekoliko faza koje imaju svoj logičan završetak, tako da će vidljivi završetak jednog stimulisati implementaciju narednog. Princip je pogodan ne samo za velike, već i za dugoročne projekte. Zadatke treba razložiti od većih do manjih, sve dok princip ne postane jasan i transparentan, a zadaci sami po sebi ne prestaju da izazivaju zastoj u svojoj prostranosti.

Princip "švajcarskog sira" je donekle sličan "jedenju slona", razlika je u tome što se "slon jede" na kraju krajeva u određenom redosledu, koji ima svoju logiku i nužnost, dok se u "jedenju sira" može kretati haotičan i započnite ili nastavite od mjesta gdje ste sada najpogodniji ili lako dostupni.

Upotreba ovih metoda je sama po sebi prilično efikasna, ali može zahtijevati da se kreativno prilagodite, jer za jednu situaciju možda ćete morati koristiti nekoliko tehnika, a također treba razlikovati koje su tehnike najučinkovitije za rješavanje problema.

Pogledajte video: 15 Tajni Koje Uspješni Ljudi Znaju o Upravljanju Vremenom Kevin Kruse Produktivnost (Avgust 2019).